Checklist voor futureproof belonen

Een eigentijds beloningsbeleid begint met inzicht, op twee vlakken. Bepaal ten eerste wat je als organisatie voor ogen hebt en waar de prioriteiten liggen. Tegelijkertijd dien je een duidelijk beeld te hebben van de medewerkers en hun behoeften. “Als HR-businesspartner is het noodzakelijk dat je beide belangen goed in het vizier hebt”, aldus Esther Flipse. Dan volgt de cruciale vraag: sluit die werkgeversbelofte aan bij de arbeidsvoorwaarden die je aanbiedt? “In veel gevallen niet”, ziet zij. “Dan zijn de missie en purpose van de organisatie niet doorvertaald in de arbeidsvoorwaarden. Pas als je helder hebt wat voor jou belangrijk is als organisatie, kun je goed bepalen waar je op in gaat zetten, je kunt het geld maar één keer uitgeven.”

‘Je kunt beter inzetten op één of twee arbeidsvoorwaarden, die echt passen bij je organisatie en bij je doelgroep’

Een sprekend voorbeeld: duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn nu opgesloten in de kernwaarden. Maar ze sijpelen meestal niet door in de arbeidsvoorwaarden. Nu is er wetgeving op komst waardoor je sowieso aan de slag moet, zoals de verplichting van zakelijk elektrisch rijden bij nieuwe auto’s. Maar buiten mobiliteit is er veel meer te doen aan het vergroenen van je arbeidsvoorwaarden, weet Esther. “Bijvoorbeeld een goede verhuisregeling, zodat medewerkers dichter bij hun werk kunnen wonen. En kaarten voor het openbaar vervoer en opties om je huis te verduurzamen, met klimaatbudgetten en interessante leningen.”

Onderscheidend zijn

In de oververhitte arbeidsmarkt wil ongeveer elke werkgever extra aantrekkelijk zijn voor nieuwe medewerkers. En juist nu zijn er mooie kansen om je te onderscheiden, zegt Esther. “Als organisatie kun je echt een statement maken door te tonen waar je voor staat en wat je belangrijk vindt. Dat kun je structureel maken door dat terug te laten komen in je arbeidsvoorwaarden. Zet voor je recruitment bijvoorbeeld in op bepaalde doelgroepen. Mik je op mensen die purpose belangrijk vinden, dan kun je hun aanspreken met arbeidsvoorwaarden die daarbij passen. Bijvoorbeeld extra vrije dagen geven wanneer iemand duurzame doelen wil ondersteunen of een budget om het huis te verduurzamen.”
Er zijn heel veel invalshoeken om een flexibel beloningspakket samen te stellen. “Maar het belangrijkste is dat het past bij jouw organisatie. Kopiëren werkt niet. Wat je naar buiten toe belooft, moet je van binnenuit waarmaken.”

‘Wanneer je een groep oudere werknemers hebt, is het wel zo sympathiek dat je iets doet om mantelzorgers te ondersteunen’

Individuele wensen

Duurzame inzetbaarheid is ook zo’n strategisch thema, dat zij meestal beperkt vertegenwoordigd ziet in de arbeidsvoorwaarden. “Het is meer dan een opleiding. Het zijn ook doelen, die vitaliteit en financiële gezondheid ondersteunen. En wanneer je een groep oudere werknemers hebt, is het wel zo sympathiek dat je iets doet om mantelzorgers te ondersteunen. Overigens is mantelzorg een thema wat voor alle doelgroepen kan gelden.”

Elke doelgroep heeft zijn eigen aanpak wat betreft duurzame inzetbaarheid, dat past bij een gepersonaliseerd beloningsbeleid. Esther onderscheidt vier belangrijkste doelgroepen: een gemiddelde groep met een ontwikkelingsperspectief, jongeren die geldbehoefte hebben, een groep met een bepaalde mindset (bijvoorbeeld ‘klimaatbewust’) en ouderen die weer andere behoeften hebben, passend bij hun leeftijd.

‘Met name ex-studenten die een studieschuld hebben, worden nu meer geholpen met een hoger salaris dan bijvoorbeeld een auto van de zaak’

Om de jongeren er even uit te lichten: “Met name ex-studenten die een studieschuld hebben, worden nu meer geholpen met een hoger salaris dan bijvoorbeeld een auto van de zaak. Je moet dus aansluiten bij de individuele wensen van de medewerkers, waarbij je keuzes maakt die wel binnen de randvoorwaarden van de organisatie blijven.”

Genoeg rek in cao’s

Er zijn meer thema’s die wel op de agenda staan van de organisatie, maar niet doorklinken in de arbeidsvoorwaarden. Zoals diversiteit en inclusie. Allemaal leuk en aardig, maar we zitten gevangen in onze cao, is een veelgehoord excuus. “Dat is over het algemeen niet zo”, zegt Esther. “Slechts in enkele gevallen is er weinig ruimte. De vrijheid om de bedrijfseigen voorwaarden te laten aansluiten bij je doelstellingen is er meestal wel.”

‘Kijk kritischer naar de vrije ruimte binnen de WKR. Besteed deze niet aan paaseitjes of kerstpakketten maar aan arbeidsvoorwaarden met impact’

Ze raadt ook aan om kritischer te kijken naar de benutting van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). “Vaak wordt dat aan bonussen voor kleine groepen besteed, of aan paaseitjes of kerstpakketten. Het heeft meer impact om daarmee arbeidsvoorwaarden te bekostigen die wél passen bij jouw strategische doelstellingen. Bijvoorbeeld een mooi duurzaamheidspakket.”

Luisteren naar de medewerkers

Een helder beeld hebben van de strategie en de doelen van je organisatie is dus een uitgangspunt voor een eigentijds beloningsbeleid. Het weten wat er leeft onder medewerkers, door goed naar ze te luisteren, is het tweede basisprincipe. Dan kan er een mooie match ontstaan. De wensen van de medewerkers worden echter nog wel eens over het hoofd gezien, met het perspectief van de directie als richtinggevend.

‘Kijk wat medewerkers nodig hebben. Bij het ophalen van informatie hoort ook informatie uit het verleden’

Esther heeft een praktijkvoorbeeld paraat van een directeur die bedacht om een fietsenplan te lanceren, met hippe elektrische stadsfietsen.  “Er werd welgeteld één fiets uitgeruild, door de directeur zelf.” De boodschap is evident: “Kijk dus naar wat de populatie nodig heeft en wenst en handel niet vanuit je eigen perspectief. Bij het ophalen van die informatie hoort ook informatie uit het verleden. Check de exitgesprekken en ontdek waarom mensen zijn vertrokken.”

Business case

Je mooie beloningsplan moet nog wel groen licht van bovenaf krijgen. Om iets voor elkaar te krijgen bij de directie, moet er meestal een hoger belang zijn. Het moet de organisatie iets opleveren. Dat kun je aantonen in een business case. Dat is geen business case waarin alleen de harde kant, de euro’s, aan bod komt, benadrukt Esther. “Retentie, verzuim en andere zachte aspecten zijn minstens zo belangrijk. Wanneer er veel verzuim is, kost dat de organisatie ook geld.”

‘Geldzorgen leiden vaak tot uitval. Denk dan bijvoorbeeld aan een welzijnsbudget of een – externe – financieel planner’

Is er bij een bepaalde groep veel uitval? “Kijk dan waar dat aan ligt en hoe je dat kunt ondersteunen met je arbeidsvoorwaarden. Bijvoorbeeld een welzijnsbudget. Of een financieel planner. Want geldzorgen leiden vaak tot uitval. Vanuit HR hoor je vaak dat er niet zoveel loonbeslagen zijn, maar toch wordt er heel veel gebruik gemaakt van zo’n financieel planner, die de mensen helpt bij hun financiële huishouding.  Iedereen heeft behoefte aan inzicht en perspectief. Het helpt enorm voor medewerkers op levensbepalende momenten. Een financieel planner moet overigens wel een extern persoon zijn.”

Focus

Trap niet in de valkuil om een waslijst aan benefits samen te stellen, ‘met allerlei mooie dingen waar je eigenlijk geen verhaal bij hebt’. “Je kunt beter inzetten op één of twee arbeidsvoorwaarden, die echt passen bij je organisatie en bij je doelgroep.”

‘Ze zijn een arbeidsvoorwaardenpakket gaan maken dat past bij schoolverlaters’

Esther heeft een mooi voorbeeld van een hotelketen die na de coronapandemie een schreeuwend tekort aan starters had. “Ze zijn een arbeidsvoorwaardenpakket gaan maken dat past bij schoolverlaters. Zij geven deze medewerkers onder andere 2,50 euro per uur extra om ze te helpen hun studieschuld bij DUO versneld af te lossen. Het effect was dat ze heel veel schoolverlaters binnenkregen en nu binnen deze doelgroep makkelijk medewerkers aantrekken en binden.”

Checklist

1. Inzicht krijgen in de kenmerken, behoeften en wensen van de medewerkers;
2. Een helder beeld hebben van de doelen en de strategie van de organisatie, ook op de lange termijn;
3. Als organisatie de keuze maken of er extra budget is of dat het belonen budgetneutraal blijft en de  arbeidsvoorwaarden beperkt blijven tot uitruil (van arbeidsvoorwaarden onderling of bruto loon tegen arbeidsvoorwaarden);
4. Bewust nadenken over welke doelgroepen je wilt binden en boeien;
5. Arbeidsvoorwaarden creëren die aansluiten bij de bovenste vier punten, binnen de randvoorwaarden van de organisatie;
6. Aantonen waarom bepaalde groepen extra investeringen rechtvaardigen;
7. Verzorg maatwerk, maak een eigentijds, gepersonaliseerd beloningsbeleid;
8. Presenteer deze gedegen business case bij de directie.